Thứ Tư, 23 Tháng Sáu 2021

Cách viết thư mời làm việc

Thư mời làm việc là một thông báo bằng văn bản được gởi đến nhân viên đã được chọn vào một vị trí cụ thể. Thư mời làm việc cung cấp cho ứng viên thông tin về mức lương, tình trạng công việc, nhiệm vụ, ngày bắt đầu…, được viết với cách hành văn chuyên nghiệp nhưng thân thiện.

Bài viết này dành cho các doanh nghiệp và các chuyên gia nhân sự đang làm công việc tuyển dụng muốn biết về cách viết một bức thư mời làm việc chuyên nghiệp nhất.

1.Thư mời làm việc là gì và tại sao phải gửi thư mời làm việc?

Thư mời làm việc là một lời mời chính thức – mời ai đó làm việc cho công ty của bạn. Nó đưa ra những thông tin quan trọng như chức danh, mức lương, các lợi ích hiện có của nhân viên nếu họ đảm nhiệm vị trí này.

Gửi thư mời làm việc cho một nhân viên tiềm năng là việc cần thiết vì việc xem chi tiết bằng văn bản có thể giúp ứng viên một lần nữa cân nhắc các lựa chọn của họ và quyết định có chấp nhận hay không. Bạn nhân được quyết định của họ càng nhanh, bạn càng chuyển sang ứng viên tiếp theo sớm.

Thư mời làm việc cũng đảm bảo rằng công ty của bạn và người mới tuyển dụng đã thống nhất với nhau về chi tiết công việc. Điều này sẽ giảm thiểu những nhầm lẫn và các vấn đề trong tương lai.

2.Cách viết thư mời làm việc

Phần mở đầu:

Phần giới thiệu thư mời làm việc tất nhiên là nói rõ bạn đang mời ứng viên làm một công việc ở công ty. Bạn có thể nói chuyện theo cách cá nhân nhưng phải chuyên nghiệp và tạo được sức hút về công việc mà bạn đang tuyển dụng.

Hãy thông báo cho ứng viên rằng họ đã được chọn bằng cách bắt đầu với chữ “vui mừng” chứ không phải “yêu cầu” hoặc “muốn”. Thư mời làm việc phải đủ thân thiện để thể hiện sự nhiệt tình của bạn về việc tuyển dụng người đó, đồng thời cũng phải đủ chuyên nghiệp để người nhận biết đó là việc nghiêm túc.

Thư mời làm việc phải cho người nhận cảm thấy họ được chào đón và có giá trị, bằng cách nói một, hai câu về lý do bạn chọn họ. Ví dụ, bạn có thể viết:

“Chúng tôi rất ấn tượng với các kỹ năng và thành tích của bạn, đồng thời cảm thấy nền tảng và kinh nghiệm của bạn trong …(lĩnh vực) phù hợp với nhu cầu hiện tại của chúng tôi.”

Hoặc: “ Các kỹ năng liên quan của bạn rất phù hợp với vị trí này bởi vì…”

Hoặc: “Chính sự nhiệt tình của bạn đã giúp chúng tôi có quyết định nhanh chóng…”

Nội dung thư mời làm việc gồm những gì?

woman in black long sleeve shirt using macbook
Thư mời làm việc cần có nội dung nào?

Mặc dù thứ tự của các mục này có thể khác nhau, nhưng tất cả các thư mời làm việc phải bao gồm các thông tin sau:

  • Chi tiết công việc

Một, hai câu về nhiệm vụ công việc, trách nhiệm và giờ làm việc của vị trí đó. Cho biết vị trí đó có yêu cầu đi lại hay không, làm toàn thời gian hay bán thời gian, có làm thêm giờ hay không. Liệt kê tên của những người giám sát trực tiếp.

  • Lương và hoa hồng

Khi nêu chi tiết về đề nghị lương, tốt nhất bạn nên nói rõ về chu kỳ trả lương. Ví dụ: “ Nhân viên sẽ được trả lương hằng tháng, vào ngày…”

Nếu nhân viên được hưởng  hoa hồng, hãy giải thích cơ cấu hoa hồng và những điều kiện nào cần đáp ứng để họ nhận được hoa hồng.

  • Gói lợi ích

Cung cấp thông tin tổng quan về các quyền lợi mà nhân viên sẽ được  hưởng, chẳng hạn như kế hoạch nghỉ lễ, thời gian nghỉ có lương, bảo hiểm y tế, nhân thọ. Giải thích ngắn gọn thời điểm bắt đầu bảo hiểm (ví dụ: sau ba tháng) và thời gian nghỉ phép.

  • Thông tin liên lạc

Cho ứng viên biết rõ ràng về thông tin liên lạc. Họ sẽ gọi cho ai nếu có thắc mắc về đề nghị của công ty hoặc muốn bàn bạc lại. Hãy chào đón các câu hỏi từ ứng viên, khuyến khích một cuộc đối thoại cởi mở và hạn chế những hiểu lầm khiến ứng viên từ chối lời mời làm việc.

  • Hướng dẫn chấp nhận lời mời

Yêu cầu ứng viên gửi thư xác nhận, chỉ định thời hạn cho việc xác nhận đó. Thông thường, thời gian chấp nhận khoảng 2 ngày đến 1 tuần kể từ ngày nhận được thư. Khoảng thời gian này đủ để ứng viên thực sự suy nghĩ và đưa ra quyết định chu đáo.

Vậy, thư mời làm việc mở đầu bằng cách nói rằng bạn vui mừng thông báo với ứng viên rằng họ đã được chọn cho vị trí đang tuyển. Sử dụng phần nội dung để thảo thuận về trách nhiệm công việc, ngày bắt đầu, lợi ích. Giải thích cách chấp nhận lời mời và thông tin người giải đáp những thắc mắc cho ứng viên.

3.Những điều không nên đưa vào thư mời làm việc:

  • Hàm ý về việc chấm dứt hợp đồng.
  • Lời hứa về việc thăng chức, tăng lương, tiền thưởng.
  • Những câu ám chỉ đến tính lâu dài hoặc thời lượng của công việc

Một bức thư mời làm việc là điều cần thiết trong tuyển dụng. Nó không chỉ xác nhận được thông tin, thỏa thuận giữa công ty và ứng viên, mà còn cho thấy tính chuyên nghiệp, làm việc có khoa học của công ty. Đó cũng là một ấn tượng tốt để các ứng viên có thể nhanh chóng đưa ra quyết định nhận việc.

Lila Nguyen

 

 

 

 

 

Bài viết liên quan

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

7,815FansLike
0FollowersFollow
0SubscribersSubscribe
- Advertisement -spot_img

TIN CẬP NHẬT